Informationen zum Mitgliederliste importieren per Excelvorlage

Mathias Maier
Mathias Maier
  • Aktualisiert

Die Excelvorlage kannst du gleich hier herunterladen. Sende uns diese befüllt mit unserem Formular oder schicke uns den Link zum Dokument per E-Mail an support@vereinsplaner.at mit einer gesonderten E-Mail zum Öffnen der verschlüsselten Datei. Die wichtigsten Informationen zum Befüllen der Excelvorlage stehen auch als Erklärung in der 2. Zeile der Excelvorlage. Bitte beachte diese Informationen um einen reibungslosen und korrekten Import eurer Daten zu ermöglichen. 

Folgende Punkte bitte beim Anpassen eurer Mitgliederliste an die Excelvorlage beachten:

a.) Bitte lasse die Spalten in der Excel-Vorlage in der gleichen Reihenfolge & Bezeichnung.

b.) Lies dir in der Zeile 2 der Vorlage genau durch, was die Anforderungen für die jeweilige spalte sind. 

c.) Bzgl. dem Import von Benutzerdefinierten Feldern kannst du die Vorlage hier downloaden – Import mit eigenen Feldern.

d.) Die Formatierung der Felder hat keinen Einfluss auf den Import. Jedoch dürfen die Daten keine Formeln (Verweise) beinhalten, sondern müssen die finalen Werte sein.

e.) Du kannst alle Felder leer lassen, außer die Spalten "Vorname" und "Nachname" (das sind Pflichtfelder).  Um Mitglieder in weiterer Folge jedoch in zu Vereinsplaner einladen zu können wird auch eine E-Mail Adresse benötigt. Alle Daten können jedoch im Anschluss noch geändert und ergänzt werden.

f.) Um eine Mitgliedschaft in der Spalte U importieren zu können, muss die jeweilige Mitgliedschaft zuvor in der Mitgliederverwaltung angelegt worden sein. Die Bezeichnung der Mitgliedschaft muss exakt mit dem Namen der Mitgliedschaft in der Vorlage übereinstimmen. Pro Mitglied kann initial nur eine Mitgliedschaft importiert werden. Alle Infos zum Anlegen einer Mitgliedschaft findest du hier – Anleitung. Wenn eine Mitgliedschaft importiert werden soll, ist auch das Startdatum in der Spalte T unbedingt einzutragen.

g.) Wenn eine Mitgliedschaft einen Tarif ergo einen Beitrag hat, muss dieser im Vorhinein bereits bei der Erstellung der Mitgliedschaft angelegt worden sein, um ihn zu importieren. Ein Tarif gibt im Generellen den Mitgliedsbeitrag und Periode für die jeweilige Mitgliedschaft vor. Hier kann ein abweichendes Datum (Spalte W) gesetzt werden, ab dem eine aktiv Vorschreibung über den Vereinsplaner generiert werden soll (Dokument mit offenen Mitgliedsbeiträgen). Dieses Datum darf maximal 365 Tage in der Vergangenheit liegen (Stichtag Import) und muss nach dem Startdatum eines angelegten Tarifs in der Mitgliedschaft liegen.

h.) Sollte der IBAN (Spalte Y) eingetragen werden, dann wird von unserem System automatisch der Name des Kontoinhabers (Spalte X) aus dem Vor- und Nachnamen herangezogen. Sollte es ein anderer Kontoinhaber sein, dann einfach den Namen in der Spalte W eintragen. Der BIC wird für Konten in AT, DE und CH automatisch befüllt, auf Basis des IBANs. 

i.) Die Mandatsreferenz (Spalte AB) und das "Mandat akzeptiert am" (Spalte AC) sind optionale Felder, müssen aber immer gemeinsam befüllt sein. Eines alleine kann nicht importiert werden. Mehr Infos dazu findest du hier – Mandatsreferenz und Datum zum Mandat.

j.) Eine automatische Zuordnung der Mitgliedsrollen und Mitgliedsposition ist nur möglich, denn du die hinterlegten Rollen und Positionen aus dem Vereinsplaner verwendest. Diese findest du folgendermaßen – Anleitung. Sollte eine Rolle/Position fehlen, welche ihr benötigt, dann schreib uns gerne beim Übermitteln der Excelvorlage eine Info in der E-Mail dazu.

k.) Eine automatische Zuordnung der Mitglieder in den Gruppen ist nur möglich, wenn die Gruppen von dir bereits im Vereinsplaner angelegt wurden (So legst du Gruppen an – Anleitung). Sollte ein Mitglied mehreren Gruppen zugehörig sein, dann die einzelnen Gruppen in der Spalte “Gruppenzugehörigkeit” mit einem einfachen “Beistrich + Leerzeichen” trennen. Die Gruppenbezeichnung aus der Excel muss zudem mit der Gruppenbezeichnung der angelegten Gruppen auf Vereinsplaner identisch sein.

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