Informationen zum Mitgliederliste importieren per Excelvorlage

Mathias Maier
Mathias Maier
  • Aktualisiert

Die Excelvorlage kannst du gleich hier herunterladen. Schicke uns diese befüllt an support@vereinsplaner.at oder schicke uns den Link zum Dokument per E-Mail mit einer gesonderten E-Mail zum Öffnen der Verschlüsselten Datei. Die wichtigsten Informationen zum Befüllen der Excelvorlage stehen auch als Erklärung in der 2. Zeile der Excelvorlage. Bitte beachte diese Informationen um einen reibungslosen und korrekten Import eurer Daten zu ermöglichen. 

Folgende Punkte bitte beim Anpassen eurer Mitgliederliste an die Excelvorlage beachten:

a.) Bitte lasse die Spalten in der Excel-Vorlage in der gleichen Reihenfolge & Bezeichnung.

b.) Bzgl. dem Import von Benutzerdefinierten Feldern schreib uns. 

c.) Die Formatierung der Felder hat keinen Einfluss auf den Import.

d.) Du kannst alle Felder leer lassen, außer die Spalten "Vorname" und "Nachname" (das sind Pflichtfelder).  Um Mitglieder in weiterer Folge jedoch in zu Vereinsplaner einladen zu können wird auch eine E-Mail Adresse benötigt. Alle Daten können jedoch im Anschluss noch geändert und ergänzt werden.

e.) Um eine Mitgliedschaft in der Spalte S importieren zu können, muss die jeweilige Mitgliedschaft zuvor in der Mitgliederverwaltung angelegt worden sein. Pro Mitglied kann initial nur eine Mitgliedschaft importiert werden. Alle Infos zum Anlegen einer Mitgliedschaft findest du hier – Anleitung. Wenn eine Mitgliedschaft importiert werden soll, ist auch das Startdatum in der Spalte T unbedingt einzutragen.

f.) Gleich wie bei der Mitgliedschaft muss auch ein Tarif (Spalte U) im Vorhinein bereits angelegt worden sein, um ihn zu importieren. Ein Tarif gibt im Generellen den Mitgliedsbeitrag und Periode für die jeweilige Mitgliedschaft vor. Auch hier ist das Eintragen eines Startdatums der 1. Vorschreibung (Spalte V) notwendig. Es stehen folgende vier Tarife zur Auswahl (jährlich, halbjährlich, quartalsweise und monatlich).

g.) Sollte der IBAN (Spalte X) eingetragen werden, dann wird von unserem System automatisch der Name des Kontoinhabers (Spalte W) aus dem Vor- und Nachnamen herangezogen. Sollte es ein anderer Kontoinhaber sein, dann einfach den Namen in der Spalte W eintragen. Der BIC wird für Konten in AT, DE und CH automatisch befüllt, auf Basis des IBANs. 

h.) Die Mandatsreferenz (Spalte AA) und das "Mandat akzeptiert am" (Spalte AB) sind optionale Felder, müssen aber immer gemeinsam befüllt sein. Eines alleine kann nicht importiert werden. Mehr Infos dazu findest du hier – Mandatsreferenz und Datum zum Mandat.

i.) Eine automatische Zuordnung der Mitgliedsrollen und Mitgliedsposition ist nur möglich, denn du die hinterlegten Rollen und Positionen aus dem Vereinsplaner verwendest. Diese findest du folgendermaßen – Anleitung. Sollte eine Rolle/Position fehlen, welche ihr benötigt, dann schreib uns gerne beim Übermitteln der Excelvorlage eine Info in der E-Mail dazu.

j.) Eine automatische Zuordnung der Mitglieder in den Gruppen ist nur möglich, wenn die Gruppen von dir bereits im Vereinsplaner angelegt wurden (So legst du Gruppen an – Anleitung). Sollte ein Mitglied mehreren Gruppen zugehörig sein, dann die einzelnen Gruppen in der Spalte “Gruppenzugehörigkeit” mit einem einfachen “Beistrich + Leerzeichen” trennen. Die Gruppenbezeichnung aus der Excel muss zudem mit der Gruppenbezeichnung der angelegten Gruppen auf Vereinsplaner identisch sein.

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