Mit der Funktion der Rechnungslegung ist es möglich, individuelle Beträge, Arbeitsstunden oder Leistungen in Rechnung zu stellen und diese herunterzuladen oder zu versenden.
Um eine Rechnung im Vereinsplaner auszustellen gehe wie folgt vor:
Webanwendung
- Wähle in der Navigationsleiste oben "Vereine verwalten"
- Klicke dann auf "Rechnungen"
-
Bitte beachte: Die Oberfläche unterscheidet sich zwischen österreichischen/schweizer Vereinen und deutschen Vereinen.
a) Als österreichischer oder schweizer Verein findest du oben rechts den Button "Rechnung schreiben"
b) Als deutscher Verein findest du ebenfalls oben rechts unter "Rechnung erfassen" als 4. Punkt des aufgeklappten Reiters "Rechnung schreiben" - Klicke nun auf diesen Button um eine Rechnung zu erstellen.
a) Beim erstmaligen öffnen einer Rechnung wird überprüft, ob die Bankdaten und Standortdaten beim Verein hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall wirst du aufgefordert diese gleich zu ergänzen. Damit werden sie auch beim Verein dauerhaft hinterlegt. - Links oben findest du einen Bereich in dem die Daten des Empfängers eingetragen werden können. Es kann auch ein bestehender Kunde ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Mehr Informationen dazu findest du hier.
- Rechts neben dem Empfängerbereich findest du den Bereich der Rechnungsinformationen. In diesem können Rechnungsnummern, Referenznummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Lieferzeitraum und das Zahlungsziel hinterlegt werden.
- Der dritte Bereich ist der Kopftext, in dem du individuell einen Betreff und einen Einleitungstext eintragen kannst. Kopf- und Fußtexte kannst du dauerhaft als Vorlage speichern.
- Darunter findest du den Bereich der Positionen. Hier können eine oder mehrere Positionen eingetragen werden. Es gibt je nach steuerlicher Einordnung des Vereins die Möglichkeit, die Preise als Brutto oder Netto Beträge anzeigen zu lassen. Außerdem habt ihr hier die Möglichkeit die USt. und einen Euro-Rabatt oder prozentuellen Rabatt zu hinterlegen.
- Im letzten Bereich findest du den Fußtext, in dem du ebenfalls individuell deine Schlussformel hinterlegen kannst.
Wenn alle Informationen ausgefüllt wurden, kannst du rechts oben zwischen 3 Optionen wählen:
- Vorschau: In dieser Vorschau, kannst du dir die fertig ausgefüllte Rechnung als Ansicht öffnen.
- Speichern: Wird die Rechnung gespeichert, kannst du diese jederzeit im Bereich der Rechnungen als Entwurf erneut öffnen und weiter bearbeiten.
- Fertigstellen/Herunterladen: Wenn du die Rechnung nach deinen Wünschen ausgefüllt und erstellt hast, kannst du diese anschließend mit diesem Button festschreiben und gleichzeitig herunterladen. Klickst du nun auf diesen Button, siehst du deine erstellte Rechnung erneut. in einer Vorschau und kannst rechts zwischen den Download Optionen entscheiden. Es stehen ein Entwurf Download und die festgeschriebene Version der Rechnung zur Verfügung. Außerdem kann hier auch eine Notiz hinterlegt werden. ⚠️ Bitte beachte: Wurde die Rechnung einmal festgeschrieben kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Zum Thema Rechnung stornieren kannst du hier nachlesen.
Mobile App
- Wähle in der Navigationsleiste unten "Verwalten"
- Klicke nun auf deinen Verein, deine Gruppe in der du eine Rechnung schreiben möchtest
- Klicke jetzt auf "Rechnungen"
- Nun kannst du oben rechts auf dem Plus
, zwischen einer "Manuellen Rechnung" oder "Rechnung schreiben" auswählen
- Wähle "Rechnung schreiben"
a) Beim erstmaligen öffnen einer Rechnung wird überprüft, ob die Bankdaten und Standortdaten beim Verein hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall wirst du aufgefordert diese gleich zu ergänzen. Damit werden sie auch beim Verein dauerhaft hinterlegt. - Im ersten Bereich siehst du nun den Empfänger-Bereich, in dem du die Daten des Empfängers eingetragen kannst. Es kann auch ein bestehender Kunde ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Mehr Informationen dazu findest du hier.
- Scrollst du weiter nach unten, kannst du im nächsten Bereich die Rechnungsinformationen (Rechnungsnummern, Referenznummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Lieferzeitraum und das Zahlungsziel) hinterlegen.
- Im dritten Bereich kannst du individuell einen Betreff und einen Einleitungstext eintragen. Kopf- und Fußtexte kannst du dauerhaft als Vorlage speichern.
- Danach folgt der Hauptbereich der Positionen der Rechnung. Hier können eine oder mehrere Positionen eingetragen werden. Es gibt je nach steuerlicher Einordnung des Vereins die Möglichkeit, die Preise als Brutto oder Netto Beträge anzeigen zu lassen. Außerdem habt ihr hier die Möglichkeit die USt. und einen Euro-Rabatt oder prozentuellen Rabatt zu hinterlegen.
- Im letzten Bereich findest du den Fußtext, in dem du ebenfalls individuell deine Schlussformel hinterlegen kannst.
Wenn alle Informationen ausgefüllt wurden, kannst du rechts oben auf dem Pfeil zwischen 3 Optionen wählen:
- Vorschau: In dieser Vorschau, kannst du dir die fertig ausgefüllte Rechnung als Ansicht öffnen.
- Speichern: Wird die Rechnung gespeichert, kannst du diese jederzeit im Bereich der Rechnungen als Entwurf erneut öffnen und weiter bearbeiten.
- Fertigstellen/Herunterladen: Wenn du die Rechnung nach deinen Wünschen ausgefüllt und erstellt hast, kannst du diese anschließend mit diesem Button festschreiben und gleichzeitig herunterladen. Du kannst nun zwischen den Download Optionen entscheiden. Es stehen ein Entwurf Download und die festgeschriebene Version der Rechnung zur Verfügung. Außerdem kann hier auch eine Notiz hinterlegt werden. ⚠️ Bitte beachte: Wurde die Rechnung einmal festgeschrieben kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Zum Thema Rechnung stornieren kannst du hier nachlesen.