Mit der Funktion der Spendenlegung ist es möglich, Geld-, Sach- oder Dienstleistungspenden zu erstellen und diese herunterzuladen oder zu versenden. Für diese Funktion gibt es übrigens auch einen eigenen Finanzbericht - mehr Informationen dazu findest du hier. (Punkt D.)
Um eine Spende im Vereinsplaner zu erstellen, gehe wie folgt vor:
Webanwendung
- Wähle in der Navigationsleiste oben "Vereine verwalten"
- Klicke dann auf "Rechnungen & Spenden"
- Klicke nun auf den Pfeil neben "Rechnung erfassen" und wähle die Option "Spendenbescheinigung ausstellen"
a) Beim erstmaligen öffnen einer Spende wird überprüft, ob die Bankdaten und Standortdaten beim Verein hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall wirst du aufgefordert diese gleich zu ergänzen. Damit werden sie auch beim Verein dauerhaft hinterlegt. - Nun wirst du gefragt, ob du eine bestehende Spendenvorlage auswählen möchtest, eine Vorlage erstellen möchtest oder ohne Vorlage fortfahren möchtest. Hier findest du eine Anleitung, wie Vorlagen erstellt werden können
- Links oben findest du einen Bereich in dem die Daten des Kunden eingetragen werden können. Es kann auch ein bestehender Kunde ausgewählt oder ein Neuer angelegt werden. Mehr Informationen dazu findest du hier.
- Rechts neben dem Kundenbereich findest du den Bereich der Spendeninformationen. In diesem können Spendennummer, der Betreff, das Spendendatum und die Fälligkeit der Spende hinterlegt werden.
- Im dritten Bereich kann ausgewählt werden ob es sich um eine Geld-, Sach- oder Dienstleistungsspende handelt.
- Darunter findest du den Bereich der Zuwendungen. Hier können eine oder mehrere Zuwendungen eingetragen werden.
- Als nächsten Block findest du die Erweiterten Spendendaten. Hier kann ausgewählt werden, ob ein Unterschriftenfeld angezeigt werden soll und ob der Hinweis, dass keine Gegenleistung erbracht wurde, abgebildet werden soll. Bitte beachte: Damit eine Spendenbescheinigung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen diese beiden Felder angehakt werden. Weitere Informationen zu den rechtlichen Bestimmungen findest du hier.
- Als letzten Block findest du die Informationstexte. Hier können Kopf- und Fußtext der Spendenbescheinigung eingetragen werden.
Wenn alle Informationen ausgefüllt wurden, kannst du rechts oben zwischen 3 Optionen wählen:
- Vorschau: In dieser Vorschau, kannst du dir die fertig ausgefüllte Spendenbescheinigung als Ansicht öffnen.
- Speichern: Wird die Spendenbescheinigung gespeichert, kannst du diese jederzeit im Bereich der Rechnungen & Spenden als Entwurf erneut öffnen und weiter bearbeiten.
- Fertigstellen/Herunterladen/Versenden: Wenn du die Spendenbescheinigung nach deinen Wünschen ausgefüllt und erstellt hast, kannst du diese anschließend mit diesem Button festschreiben und gleichzeitig herunterladen oder versenden. Klickst du nun auf diesen Button, siehst du deine erstellte Spendenbescheinigung erneut in einer Vorschau und kannst rechts zwischen den Download Optionen entscheiden. Es stehen ein Entwurf Download und die festgeschriebene Version der Rechnung zur Verfügung. Außerdem kann hier auch eine Notiz hinterlegt werden. ⚠️ Bitte beachte: Wurde die Rechnung einmal festgeschrieben kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Zum Thema Rechnung stornieren kannst du hier nachlesen.
Mobile App
- Wähle in der Navigationsleiste unten "Verwalten"
- Klicke nun auf deinen Verein, deine Gruppe in der du eine Spendenbescheinigung erstellen möchtest
- Klicke dann auf "Rechnungen & Spenden"
- Nun kannst du oben rechts auf dem Plus
"Spendenbescheinigung ausstellen" auswählen
a) Beim erstmaligen öffnen einer Spende wird überprüft, ob die Bankdaten und Standortdaten beim Verein hinterlegt sind. Ist das nicht der Fall wirst du aufgefordert diese gleich zu ergänzen. Damit werden sie auch beim Verein dauerhaft hinterlegt. - Nun wirst du gefragt, ob du eine bestehende Spendenvorlage auswählen möchtest, eine Vorlage erstellen möchtest oder ohne Vorlage fortfahren möchtest. Hier findest du eine Anleitung, wie Vorlagen erstellt werden können
- Als erstes findest du ganz oben einen Bereich in dem die Daten des Kunden eingetragen werden können. Es kann auch ein bestehender Kunde ausgewählt oder ein Neuer angelegt werden. Mehr Informationen dazu findest du hier.
- Scrollst du weiter nach unten, findest du den Bereich der Spendeninformationen. In diesem können Spendennummer, der Betreff, das Spendendatum und die Fälligkeit der Spende hinterlegt werden.
- Im dritten Bereich kann ausgewählt werden ob es sich um eine Geld-, Sach- oder Dienstleistungsspende handelt. Darunter findest du den Bereich der Spendenzeilen. Hier können eine oder mehrere Spendenzeilen eingetragen werden.
- Als nächsten Block findest du die Erweiterten Spendendaten. Hier kann ausgewählt werden, ob ein Unterschriftenfeld angezeigt werden soll und ob der Hinweis, dass keine Gegenleistung erbracht wurde, abgebildet werden soll. Bitte beachte: Damit eine Spendenbescheinigung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen diese beiden Felder angehakt werden. Weitere Informationen zu den rechtlichen Bestimmungen findest du hier.
- Als letzten Block findest du die Informationstexte. Hier können Kopf- und Fußtext der Spendenbescheinigung eingetragen werden.
Wenn alle Informationen ausgefüllt wurden, kannst du rechts oben auf dem Pfeil zwischen 3 Optionen wählen:
- Vorschau: In dieser Vorschau, kannst du dir die fertig ausgefüllte Spendenbescheinigung als Ansicht öffnen.
- Speichern: Wird die Spendenbescheinigung gespeichert, kannst du diese jederzeit im Bereich der Rechnungen & Spenden als Entwurf erneut öffnen und weiter bearbeiten.
- Fertigstellen/Herunterladen/Versenden: Wenn du die Spendenbescheinigung nach deinen Wünschen ausgefüllt und erstellt hast, kannst du diese anschließend mit diesem Button festschreiben und gleichzeitig herunterladen oder versenden. Klickst du nun auf diesen Button, siehst du deine erstellte Spendenbescheinigung erneut in einer Vorschau und kannst rechts zwischen den Download Optionen entscheiden. Es stehen ein Entwurf Download und die festgeschriebene Version der Spende zur Verfügung. Außerdem kann hier auch eine Notiz hinterlegt werden. ⚠️ Bitte beachte: Wurde die Spende einmal festgeschrieben kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Zum Thema Spende stornieren kannst du hier nachlesen.