Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sponsoren im Vereinsplaner geführt werden können
Variante 1 – Sponsoren zentral führen
In dieser Variante führst du Sponsoren zentral in einer eigenen "Sponsoren"-Gruppe in der Mitgliederverwaltung (Was sind Gruppen und wie erstelle ich diese?) - sprich die Sponsoren wären dann als Stammdatensatz geführt und dort in einer Gruppe abgespeichert (Wie kann ich Mitglieder in Gruppen verschieben/hinzufügen?). Vorteil ist, dass ihr diese Kontakte dann für die Rechnungslegung nutzen könnt (Rechnungslegung im Vereinsplaner) und auch für Newsletter (An wen kann ich Newsletter bzw. E-Mails aussenden?) Aussendungen (weil jede Gruppe automatisch einen Verteiler bildet, nachdem ihr die Newsletter Aussendung durchführen könnt).
Zusätzlich kannst du hier zum Sponsor auch die Dokumente/Sponsorenpakete ablegen im Profil und auch weitere Daten hinterlegen:
Außerdem können aktive Sponsoren einen eigenen Account im Vereinsplaner erhalten (Was ist der Unterschied zwischen Mitgliedern mit und ohne Account?) und so die für sie relevanten Termine und News erhalten.
Der Datenstamm der Sponsoren in der Mitgliederverwaltung bildet immer die Basis für die anderen Funktionen (Rechnungen und Newsletter).
Zu beachten ist hier, dass wenn die Sponsoren in der Mitgliederverwaltung angelegt sind, dass ihr diese dann in der Vereinsebene (weil die Sponsoren nicht nur in der Gruppe angezeigt werden sondern auch im Verein) über die Filterfunktion (Wie kann ich Filtern in der Mitgliederverwaltung?) von den anderen Personen (also euren Mitgliedern) ausschließt in der Tabellenansicht (Wie speichere ich die Ansichten der Tabellen?). Somit habt ihr eine Ansicht mit euren Mitgliedern in der klassischen Vereinsebene, aber eben auch eine Gruppe mit Sponsoren, auf die ihr bequem wechseln könnt und welche den die Datenbasis für die anderen Funktionen bildet.
Variante 2 – Sponsoren separat führen
Diese Variante ist, dass ihr die Sponsoren direkt nur in der Rechnungslegung als Kontakt anlegt: Wie verwalte ich Rechnungs- und Spendenkontakte (Kunden und Lieferanten)? Dann erscheinen diese auch wirklich nur dort. Gleichzeitig könnt ihr die Sponsoren als Kontakt in der Kontakte-Verwaltung des Newsletters hinzufügen: Wie erstelle ich einen neuen Kontakt? bzw. Wie kann ich ich Newsletter Kontakte importieren?
Das einzige Thema hierbei ist es, dass wenn ein Sponsor entfernt werden muss, ihr dann diesen sowohl in der Rechnungslegung als auch bei den Newsletter-Kontakten entfernen müsstet. Bei Variante 1 reicht es, diesen einfach zu archivieren: Wie kann ich ein Mitglied archivieren? bzw. zu löschen Wie kann ich ein Mitglied löschen?