Wie verknüpfe ich Mitgliedsbeiträge mit einer Buchung in der Finanzverwaltung?

Automatische Verknüpfung mittels VereinsPay

Die automatische Verknüpfung zwischen Mitgliedsbeiträgen und Finanzverwaltung funktioniert über die Verwendung von VereinsPay. Dabei werden MB automatisiert eingezogen, Mitgliedsbeiträge auf "Bezahlt" gestellt und die MB mit der Buchung in der Finanzverwaltung verbunden. Somit ist alles automatisch verbunden, auch im Fall, dass nachträglich MB fehlschlagen oder angefochten werden.

Mehr Infos dazu findest du hier: Wie funktioniert die Verbindung zwischen dem Einzug der Mitgliedsbeiträge über VereinsPay und der Finanzverwaltung?

Es gibt noch zwei weitere (manuelle) Varianten, wie ihr Mitgliedsbeiträge korrekt in der Finanzverwaltung abbilden könnt.

Buchung mit hinterlegtem Mitgliedsbeitrags-Dokument

Hier wird die Buchung regulär erfasst und das zugehörige Mitgliedsbeitrags-Dokument als Datei bei der Buchung gespeichert.

1. Buchung erfassen
   Die Buchung kann auf drei Arten im Vereinsplaner vorhanden sein:
   - manuell angelegt
   - per Excel-Vorlage importiert
   - über die Bankschnittstelle automatisch synchronisiert
   Sobald die Buchung in der Finanzverwaltung aufscheint, kann sie weiterbearbeitet werden.
2. Mitgliedsbeitrags-Dokument herunterladen
   - Wechselt in der Seitenleiste zu „Mitgliedsbeiträge“
   - Wählt den entsprechenden Mitgliedsbeitrag (einzeln oder per Mehrfachauswahl).
   - Ladet das Dokument herunter
3. Dokument bei der Buchung hinterlegen
   - Öffnet die entsprechende Buchung in der Finanzverwaltung im Bearbeitungsmodus
   - Aktiviert die Regler für den Datei-Upload
   
   - Ladet das zuvor heruntergeladene Mitgliedsbeitrags-Dokument hoch
   - Speichert die Buchung

Damit ist die Buchung inklusive Beleg sauber dokumentiert.

Buchung als „benötigt keine Rechnung“ kennzeichnen

Alternativ könnt ihr die Buchung auch als „Buchung benötigt keine Rechnung“ markieren.

Diese Variante bietet sich an, da die Mitgliedsbeitrags-Dokumente bereits in der Mitgliederverwaltung hinterlegt sind und somit kein zusätzlicher Upload in der Finanzverwaltung notwendig ist.

So funktioniert’s:

1. Öffnet die Finanzverwaltung → „Buchungen“.

2. Wählt die betreffende Buchung (oder mehrere per Massenaktion Buchungen).

3. Einzelne Buchung: Klicke auf "Bearbeiten" und dann auf:
   

4. Bei mehreren Buchungen als Massenaktion:
   

5. Wählt „Als keine Rechnung benötigt markieren“ aus.

6. Klicke jeweils "Speichern" oder "Aktion durchführen"