Diese Anleitung beinhaltet alle Informationen zum Aufbau und der Befüllung der DATEV CSV, sowie Besonderheiten, die in diesem Zusammenhang bestehen.
Allgemeine Infos
Der DATEV Export ist nur für deutsche Vereine (Finanzeinstellungen) verfügbar und kann unter den Finanzberichten heruntergeladen werden: Wie kann ich Finanzberichte aus dem Vereinsplaner exportieren?
Neben dem Start- und Enddatum der Buchungen müsstest du beim DATEV Export auch die Beraternummer und Mandantennummer eintragen, bevor du den Export starten kannst:
Danach wird der Buchungsstapel exportiert und gleichzeitig alle Rechnungen, welche einen Beleg als Anhang (png, jpg, pdf) haben mit in einem ZIP-Ordner exportiert. Somit habt ihr nicht nur den Buchungsstapel als CSV, sondern auch gleich alle beigefügten Rechnungen/Belege.
Grundsätzlich ist das CSV dafür gedacht, dass ein Steuerberater vor dem Import die Daten nochmal kontrollieren oder auch anreichern kann. Bitte ändere Daten in der CSV nur, wenn du dir auch sicher bist. Informationen zu den Feldern findest du direkt bei DATEV in der Dokumentation.
Bitte ändere nicht die Struktur der CSV. Zur Validierung gibt es einen eigenen DATEV Validator, den ihr nützen könnt.
Besonderheiten bei der Datenbefüllung
Die CSV entspricht genau den Vorgaben von DATEV und ist eine Übersetzung der Daten aus Buchungen und Rechnungen aus dem Vereinsplaner in das Format, wie es von DATEV gebraucht wird und dort damit Weiterverarbeitet werden kann.
Folgende Merkmale sind zu beachten:
- Es werden nur Buchungen im Buchungsstapel inkludiert, die im angegebenen Datum sind.
- Viele der Felder, die DATEV als Möglichkeit für den Import lässt, sind Daten, die im Vereinsplaner nicht geführt werden können. Z.B. Spalte O bis S bzw. AN bis AU bzw. BH bis DU. Diese Felder werden einfach leer gelassen.
- Felder, welche grundsätzlich im Vereinsplaner bestehen, aber nicht befüllt sind, werden leer gelassen (und erzeugen keinen Fehler). Z.B. Spalte AV bis BG.
- Generell werden Daten leer gelassen, wenn keine zugehörige Informationen dazu im Vereinsplaner bestehen. Das ist lt. DATEV Dokumentation der richtige und standardisierte Weg.
- Wenn Rechnungen und Buchungen im Vereinsplaner nicht miteinander verknüpft sind (Wie verbinde ich eine Rechnung mit einer Buchung?), dann wird immer nur ein Teil der Daten befüllt werden. Denn im Hintergrund weiß das System nicht, welche Rechnung mit welcher Buchung zusammen gehört.
- Sind mehrere Rechnungen oder eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen bei einer Buchung verbunden, dann werden diese unterschiedlichen Rechnungen nicht mit ausgefüllt. Im Idealfall hat eine Buchung genau eine Rechnung.
- Es werden aktuell über den Importer nur Steuersätze (USt und VSt 0%, 7% 9%, 16% und 19%) unterstützt. Bei anderen Steuersätzen wird die Spalte I leer gelassen.
Bei weiteren Fragen zum DATEV Export könnt ihr euch gerne bei uns im Vereinsplaner Support melden.