Wie weise ich meinen Mitgliedern den richtigen Mitgliedsbeitrag zu?

Leonie Staudinger
Leonie Staudinger
  • Aktualisiert

Jeder Verein besteht aus unterschiedlichen Strukturen und hat somit auch unterschiedliche Mitgliedschaften bzw. Mitgliedsbeiträge. Es ist jedoch egal ob ihr als Verein monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich die Mitgliedsbeiträge von euren Mitglieder einhebt – im Vereinsplaner könnt ihr die unterschiedlichen Optionen (inkl. automatischer Verlängerungen) abbilden.

Was das genau bedeutet, erklären wir euch in diesem Beispiel:

Ein Verein hat 3 unterschiedliche Mitgliedschaften mit unterschiedlichen Beitragshöhen und Einzahlungszeiträumen:

  • Aktives Mitglied (Beitragshöhe: 40 Euro - monatlich)
  • Unterstützendes Mitglied (Beitragshöhe: 100 Euro - jährlich)
  • Ehrenmitglied (Beitragshöhe: 0 Euro, da es Beitragsbefreit ist)

ACHTUNG: Eine spezielle Anleitung zu Familienmitgliedschaften findest du hier – Anleitung Familienmitgliedschaft.

 

Wie werden Mitgliedschaften erstellt und wie kann ich sie Mitgliedern zuweisen?

  1. Erstelle als erstes eine Mitgliedschaft - Anleitung Mitgliedschaft erstellen
  2. Weise die Mitgliedschaft inkl. Tarif dem entsprechenden Mitglied zu - Anleitung Mitgliedschaft zuweisen

 

Wie können wir diese Mitgliedschaften nun im Vereinsplaner abbilden?

Für das "Aktive Mitglied" wird eine Mitgliedschaft angelegt sowie ein monatlicher Tarif mit 40 Euro hinterlegt. 

Beim "Unterstützenden Mitglied" wird ebenfalls eine eigene Mitgliedschaft erstellt jedoch ein jährlicher Tarif mit 100 Euro hinterlegt.

Für die "Ehrenmitglieder" benötigen wir nur eine Mitgliedschaft, da sie durch ihren Status im Verein beitragsbefreit sind. Hier ist somit kein Mitgliedsbeitrag/Tarif  zum Hinterlegen bei einer Mitgliedschaft notwendig.

 

Was bedeuten die Startdatums der Mitgliedschaften/Beiträge?

Das Startdatum der Mitgliedschaft beim Hinterlegen dieser bei einem Mitglied stellt das Datum dar, an dem das Mitglied die entsprechende Mitgliedschaft zum ersten mal erhalten hat. Dieses Datum kann auch länger in der Vergangenheit liegen:

 

Beim Startdatum des Tarifs ist es möglich ein alternatives Datum festzulegen. Dieses Datum bedeutet den Tag, an dem das Mitglied den aktiven Mitgliedsbeitrag bezahlen soll. Der hinterlegte Tarif (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) wird dann auch im entsprechenden Intervall zu diesem Datum erneuert.

ACHTUNG: Dieses Datum darf nur maximal ein Jahr (365 Tage) in die Vergangenheit reichen.

Tipp: Wähle hier am besten den Beginn deines Vereinsjahres (z.B. 01.01) oder den 1. eines bestimmten Monats. Somit behältst du am besten den Überblick über deine Mitgliedschaften.

Der Haken beim Feld "Vorschreibung automatisch an Mitglied senden" bedeutet, dass das Vorschreibungsdokument automatisch am Beginn der Vorschreibung (hier der 01.01.2024) versendet wird. Da es sich hierbei um einen jährlichen Tarif handelt wird die Vorschreibung auch im nächsten Jahr wieder automatisch versendet (in diesem Fall am 01.01.2025).

 

Wie werden Mitgliedschaften verlängert und der Beitrag erhöht?

Grundsätzlich werden Tarife und Mitgliedschaften automatisch solange verlängert bis sie bewusst von dir beendet werden. Um einen Tarif zeitlich begrenzen zu können musst du beim "Bis-Datum" einen Monat eingeben bis zu diesem der Tarif gültig sein soll:

Im Anschluss kannst du einen neuen Tarif im selben Intervall in der selben Mitgliedschaft anlegen. Dieser startet dann automatisch ab dem eingegebenen Datum und bei allen Mitgliedern, die diese Mitgliedschaft zugewiesen haben, wird der Mitgliedsbeitrag automatisch ab der neuen Periode (in diesem Fall Tarif jährlich ab 01.01.2026) erhöht.

 

Wie kann ich Mitgliedern die Vorschreibung zukommen lassen?

Hierfür gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Versenden der Vorschreibung per E-Mail direkt an die Mitglieder
  • Herunterladen der Vorschreibung (Beispielsweise für den Postversand)

Die genaue Anleitung für diese beiden Möglichkeiten findest du hier - Anleitung zum Übermitteln von Vorschreibungen.

Pro hinterlegter Vorschreibung beim Mitglied wird beim Versand ein Vorschreibungsdokument generiert und ausgesendet. Es ist noch nicht möglich, mehrere Mitgliedschaften auf einem generierten Dokument (.pdf) zusammenzufassen.

 

Wie lösche ich Mitgliedschaften/Mitgliedsbeiträge?

  1. Mitgliedschaft auslaufen lassen:
    Gib dazu bei deinem bereits bestehenden Tarif ein entsprechendes "Bis-Datum" ein. Somit läuft der aktuelle Tarif zum eingegebenen Datum aus:
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  2. Eine Mitgliedschaft beim Mitglied löschen:
    Öffne dazu in der Mitgliederverwaltung beim entsprechenden Mitglied die Übersicht über alle Daten des Mitglieds. Unter dem Punkt "Mitgliedschaften" findest du nun alle Mitgliedschaften dieses Mitglieds. Durch auswählen der entsprechenden Mitgliedschaft kannst du über "Löschen" im unteren linken Eck die Mitgliedschaft vom Mitglied löschen.
  3. Eine Mitgliedschaft generell löschen:
    Um eine Mitgliedschaft grundsätzlich zu löschen gehe in die Mitgliedschafts-Verwaltung in der Mitgliederverwaltung und lösche die entsprechende Mitgliedschaft.

 

Wie kann sehe ich alle offenen Mitgliedsbeiträge auf einen Blick?

Durch die Filterung in der Mitgliederverwaltung kannst du dir alle offenen Mitgliedsbeiträge anzeigen lassen. Öffne dazu die Filtermöglichkeiten und wähle "Mitgliedsbeiträge" aus. Im Anschluss kannst du wählen welche Mitgliedschaften angezeigt werden sollen:

 

Wie kann ich alle Mitgliedsbeiträge gesammelt auf "Bezahlt" setzen?

Wenn du dir alle Mitgliedschaften im Überblick anzeigen lässt kannst du dir über die Filterfunktion alle offenen Beiträge einer bestimmten Mitgliedschaft anzeigen lassen. Sobald die entsprechenden Mitglieder herausgefiltert wurden kannst du diese gesammelt auf "Bezahlt" setzen:

 

 

 

 

 

 

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