Einziehungsprozess via VereinsPay (Massenaktion)
Um Mitgliedsbeiträge automatisch über VereinsPay einzuziehen, ist es erforderlich, dass VereinsPay aktiviert ist. Sobald VereinsPay bei euch im Verein aktiviert ist, könnt ihr bereits beginnen die Mitgliedsbeiträge via VereinsPay einzuziehen:
- Wichtig, wie auch beim "normalen" Einzug über einen SEPA-Datenträger, dass die Bank- und SEPA-Daten (Wie hinterlege ich die Bankdaten eines Mitglieds?) beim Mitglied vollständig hinterlegt sind
- Die "Mitgliedschaften" müssen ebenso angelegt (Mitgliedschaft anlegen) und den Mitglieder zugewiesen (Mitgliedschaft zuweisen) sein
- Den "Verwendungszweck" hinterlegst du unter der Anpassung für Mitgliedsbeiträge (Dokumente)
- Sind die ersten drei Punkte befolgt, könnt ihr mit dem eigentlichen Prozess starten:
- Klicke oben auf “Vereine verwalten” und danach auf “Mitgliedsbeiträge”
- ⚠️ Achtung: Nachfolgende Aktion ist in der "Closed BETA" noch nicht freigeschalten, kommt aber zeitnah:
- Wähle nun (durch ankreuzen) die Mitgliedsbeiträge aus, die du sofort einziehen möchtest
- Wähle nun über der Tabelle den Button mit der Auswahl
- Es öffnet sich ein Fenster und hier wähle "Über VereinsPay einziehen"
- Nun kannst du schon über "Aktion durchführen" die Mitgliedsbeiträge einziehen
- Damit bist du auch schon fertig, den "Rest" übernimmt das System
Einziehungsprozess bei einzelnen Mitgliedern
Die Punkte 1-5 sind gleich wie über die Massenaktion (oben). Danach klicke aber auf das "VereinsPay-Icon" unter Aktionen (rechts). Bestätige diesen Schritt und schon wird ein einzelner Mitgliedsbeitrag eingezogen.
Automatismus via VereinsPay
- Die Mitgliedsbeiträge werden nun eingezogen.
- Gleichzeitig werden diese automatisch auf "Bezahlt" gesetzt
- Zeitgleich werden die Abbuchungen in der Finanzverwaltung im VereinsPay Konto hinzugefügt
- Sollten Beiträge angefochten werden oder nicht durchgehen, so werden diese automatisch wieder auf "Offen" gesetzt.Informationen zu den möglichen Fehlern, weshalb eine Zahlung nicht durchgeht – detaillierte Fehlerliste VereinsPay Zahlungen.
- Damit behaltet ihr vollste Übersicht und Transparenz
Folgende Themen werden durch diese Funktion gelöst:
- Keine Anfechtungsgebühren oder Gebühren bei fehlgeschlagenen Zahlungen
- Zentrale Datenbasis, da Mitgliedsbeiträge, Einzüge und Finanzverwaltung in einem System bestehen
- Mitgliedsbeiträge und Zahlungseingänge (Buchungen) werden automatisch miteinander verknüpft
- Mitgliedsbeiträge werden automatisch auf „Bezahlt“ gesetzt
- Nachträglich angefochtene Beiträge oder Zahlungsentgänge werden automatisch erkannt
- Rechtskonformer Einzug von Mitgliedsbeiträgen nach SEPA‑Verordnung (EU) Nr. 260/2012
- Zahlungsbestätigungen als Dokument zum Nachweis pro Zahlung werden generiert
- Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungseingangs automatisch erfassen
Zusammengefasst habt ihr mit der Anwendung dieser Funktion
👉 deutlich Zeit beim Nachlaufen von MB gespart,
👉 weniger Nacharbeit beim Kontrollieren,
👉 einen klaren Überblick über alle Zahlungen,
👉 weniger offene bzw. vergessene Beiträge.